מידע הוא הנכס היקר ביותר לארגון. כשהוא מנוהל נכון, הוא מאפשר לנו להתייעל, לקצר זמני עבודה, לחסוך בכוח אדם, להפיק תובנות, לבצע מהלכים מבוססי נתונים בזמן אמת ולהפנות את רוב המשאבים שלנו ל-Core Business שלנו.
בשורה התחתונה – ניהול הדאטה באופן מיטבי הוא מפתח לצמיחה. גם היום, ארגונים רבים מתקשים להפנים זאת. זה עשוי להיות פחד מרכישה והטמעה של מערכות יקרות, חשש מאיבוד המידע או חשש מכשלים שיפגעו בעבודה השוטפת של הארגון, אי בהירות לגבי הצרכים הנוכחיים והעתידיים, או פשוט אי רצון להתקדם, שנובע לרוב מחוסר מודעות לאפשרויות הצמיחה הגלומות בהתקדמות למערכת ניהול מידע חכמה. כל החששות הללו לגמרי מובנים, ובטח שהשפע העצום של פתרונות לניהול מידע שקיימים בשוק לא ממש מסייע להגיע להחלטה.
אז איך בוחרים את הפתרון הנכון? האם לבחור בפלטפורמות של ענקיות הטק, או להיכנס לתהליך עם חברה מקומית שתפתח פתרון מותאם אישית לארגון. איך מתחילים? הנה 4 צעדים ראשונים שיאפשרו לכם לעלות על המסלול שמוביל לפתרון ניהול המידע האידאלי לארגון או לחברה שלכם. Keep Calm and Manage Your Data החלטה. זה אמנם נשמע מובן מאליו, אבל הצעד הראשון הוא להחליט להתקדם לפתרון חכם לניהול מידע.
נסו לענות על השאלות הבאות:
האם אתם עדיין משתמשים בנייר?
כמה נדל"ן פיזי הוא תופס?
האם העובדים שלכם מבלים זמן יקר באחזור מסמכים, מיילים, תמונות, קובצי אודיו וכן הלאה?
כמה זמן דורש הטיפול במידע ביום, שבוע או חודש? כיצד היו יכולים לנצל את הזמן הזה טוב יותר?
האם לדאטה שלכם יש ערך עסקי?
האם אתם מפיקים את המירב מהדאטה שלכם?
אחרי שעניתם על השאלות האלה – אולי הגעתם למסקנה שיש מקום להתייעלות משמעותית – ואולי זה הזמן להתחיל בתהליך. מיפוי הצרכים.
כעת יש להבין מהם צורכי הארגון, בהווה ובעתיד. ישנם שלל פרמטרים לקחת בחשבון: תצורות המידע הקיים בארגון, צורכי אבטחת המידע, יעדים קצרי וארוכי טווח ועוד. מומלץ לייצר תכנית אסטרטגית, ואף להיעזר בשירותי ייעוץ של גורמים מקצועיים בתחום. סקר שוק.
ישנן אינספור פלטפורמות לניהול מידע. ענקיות הטק מציעות שירותי אחסון בענן או על שרתים שמאפשרות לכם לגשת למידע בקלות יחסית, תוך גמישות מסוימת לצורכי האחסון ההולכים וגדלים. אך אין ספק שפתרוןCustom Made יכול לתת מענה למגוון עצום של צרכים, ולאפשר למערכת להתאים את עצמה באמת לצרכים המשתנים של הארגון – מה שבהחלט עשוי לקרות, שכן המעבר למערכת חכמה לרוב מביא עמו לא מעט הזדמנויות חדשות. אל תטוסו רחוק מדי.
הפתרון המתאים והחכם ביותר עשוי להימצא מתחת לאף שלכם. בישראל יש את הטכנולוגיות הכי טובות בעולם בפיענוח תמונה וקול, וגם בחילוץ ישויות והשחרה של מידע מסווג. אך טכנולוגיות זה לא הכול. גם להון האנושי יש חשיבות רבה. כיום, טכנולוגיות יכולות לכסות 95% מהעבודה, אבל ה-5% הנותרים הם קריטיים ולכן, מומלץ לכלול במערך השיקולים גם מי עושה את העבודה, ולמי יש הצוות הכי מקצועי, מהימן ומנוסה. המעבר למערכת מתקדמת לניהול מידע הוא תהליך לא פשוט. חשוב לבצע זאת עם שותף אמיתי שיעניק מענה לכל צורך שעשוי לעלות במהלך הדרך הפתלתלה הזו. הצעדים שמנינו פה יסייעו לכם לעשות סדר ראשוני ולהבין מה ה- Mind set שאיתו אתם צריכים לגשת למשימה המורכבת הזו ואילו שאלות עליכם להציב כדי להתחיל במסע אל עבר הצמיחה.
